با گنجهای پنهان کسب و کار خودت آشنا شو!

با گنجهای پنهان کسب و کار خودت آشنا شو!

در اکثر مواقع، وقتی از مدیران راجع به منابع کسب ­وکارشان می­پرسم، آنها به تجهیزات گران ­قمیت، نیروهای متخصص، مواد اولیه مرغوب و سرمایه­‌های کلانشان، اشاره می­کنند؛ غافل از اینکه گنج‌هایی در شرکت آنها وجود دارد که چشمشان را به روی آن بسته­‌اند. آن گنج‌ها همان اطلاعاتی هستند که در دفاتر بایگانی و کامپیوترها خاک می­خورند. قبل از ارائه مثالهای واقعی که این ادعا را ثابت می­کنند، یک­بار برای همیشه بیایید با واژه­های داده، اطلاعات، سیستم اطلاعات و فن­آوری اطلاعات آشنا شویم و تفاوت آنها را درک نماییم.

داده (دیتا- Data): داده هر چیزی است که بتواند یک پدیده را تعریف کند. داده به خودی خود فاقد ارزش است و کاربردی ندارد. به­ عنوان مثال زمانی که میزان فروش ماهانه خود را ثبت می­کنید، در عمل داده­ های خود را جمع ­آوری نموده‌­اید. اگر این عدد را به فردی نشان دهید، آن فرد نمیتواند در مورد فروش شما قضاوتی داشته باشد.

داده­ ها اشکال گوناگونی دارند؛ مانند حروف، عدد، متن، عکس، جداول گرافیکی، تصاویر ویدیوئی، داده­های صوتی و .... . اجازه بدهید چند تا مثال برای شما بزنم تا متوجه بشید روزانه چقدر داده جمع­‌آوری می­کنید و بهشون توجه نمی­کنید. عکسی که شما آرایشگر عزیز از کوتاهی مو مشتریانتان می­گیرید. گزارش‌های روزانه‌ای که کارشناس کنترل پروژه از پروژه تهیه می­کند. چک لیستی که کارشناس کنترل کیفیت در طی روز پر می­کند. لیست حضور و غیاب کارکنان، رزومه افراد جویای کار، چت‌های واتساپ که منشی­تان برایتان ارسال کرده است. صدای ضبط شده مشتریان ناراضی و صدها مثال دیگر.

اطلاعات (Information): زمانی که داده­‌های جمع‌­آوری شده پردازش شوند، شما به اطلاعات دست یافته­‌اید. در حقیقت اطلاعات همان داده‌­های بامعنی هستند. در همان مثال قبلی، اگر شما میزان فروش شِش ماه اخیرتان را روی یک نمودار نمایش دهید، به اطلاعات دست یافته‌­اید. این نمودار قابل قضاوت است و با دیدن آن می­توانید متوجه شوید که آیا فروشتان رشد داشته­ است یا خیر!؟ در واقع شما با رسم نمودار، داده­‌های خام را پردازش نموده‌­اید. توجه داشته باشید پردازنده اطلاعات می­تواند شامل عناصر رایانه­ای یا عناصر غیر رایانه­ای و یا ترکیبی از آن دو باشد.

از این به بعد داده و اطلاعات را به جای هم به ­کار نبریداااا، والا ناراحت میشم ):

سیستم اطلاعات (Information System): کلیه اجزا و منابع لازم برای انتقال و پردازش اطلاعات را سیستم اطلاعات (IS) می­نامند. این اجزا و منابع می­تواند یک قلم و کاغذ ساده باشد، یا یک فرد (مثل آقای اصغریِ معروف، که وضعیت هوا را گزارش می­دهد)، و یا متشکل از سخت­‌افزارها، نرم افزارها، شبکه‌­های ارتباطی و .... باشد. سیستم اطلاعات موظف است اطلاعات را جمع­‌آوری کرده، تغییر شکل داده و آنها را منتشر ­کند. مثالهای زیر چند نمونه از سیستم‌های اطلاعاتی هستند که احتمالا بعضی­هاشون رو توی قصه­ها شنیده باشید:

• کاربرد دود آتش به ­عنوان علامت ارتباطی: هزاران سال پیش، انسان‌ها از آتش و دود برای اطلاع ­رسانی استفاده می­کردند. الگوی دودی که مخابره می­شد، اطلاعات ارزشمندی را به افرادی که در دور دست­‌ها بودند، می­رساند.
• کارت‌­های مکان­ نما در کتابخانه­‌ها: این کارت­ها برای این طراحی شده‌­اند که اطلاعات مربوط به کتاب را به صورت سازماندهی شده ثبت کنند تا خوانندگان بتوانند از روی عنوان، نام نویسنده، موضوع و ... مکان کتاب را پیدا کنند.
• دفترچه‌­های خودتان: سررسید، دفتر یادداشت و پرونده­ها همه بخشی از یک سیستم اطلاعاتی هستند که طراحی شده­‌اند تا به شما در سازماندهی داده­‌هایی که در گزارشها­، سخنرانی­ها و بحثها به­دست می­آورید کمک کنند.
• صندوق پرداخت رستوران: این بخش یک سیستم اطلاعاتی بزرگ است که محصولات فروخته شده، زمان فروش، سطح موجودی، و میزان پول موجود در صندوق را ردگیری می‌کنند. همچنین این سیستم به تحلیل فروش محصولات در محلهای مختلف کمک می­کند.

فناوری اطلاعات (Information Technology):  فناوری اطلاعات (IT) عبارتست از رایانه‌­ها، سخت افزارها، نرم­‌افزارها، شبکه‌­ها و روشهای مدرن مدیریتِ داده‌­ها، که امروز به عنوان بستر اصلی جمع‌­آوری، پردازش و انتقال اطلاعات به­‌کار می­رود. به عنوان مثال گوگل، یاهو، ویندوز، اکسل، اینستاگرام، تلگرام، پلت فرمهای اسنپ، باسلام، دیوار، بازار، روبیکا، کلیه نرم‌­افزارهای مالی، مهندسی، آماری و .....، همه و همه فناوری اطلاعات هستند. در فناوری اطلاعات خبری از کاغذ و قلم نیست، هرچه هست تکنولوژی است و تکنولوژی. البته تکنولوژی که در خدمت اطلاعات است.

در اکثر کسب و کارها مشاهده کرده‌­ام که افراد با تجربه و تحصیل کرده هم عبارت‌های سیستم اطلاعات و فناوری اطلاعات را اشتباها به‌­جای هم استفاده می­کنند. اگرچه این دو عبارت مفهوم بسیار نزدیکی دارند، ولی در این مقاله تمرکز اصلی ما سیستم اطلاعات است.

به شما قول داده بودم بعد از معرفی چند اصطلاح مهم بالا با مثالهایی نظریه خودم را اثبات کنم (اطلاعات گنج های پنهان کسب و کار شماست!).

مثال اول: قصّه شرکت آمازون

حتما نام شرکت آمازون و مالک آن آقای "جف بزوس"، سومین مرد ثروتمند دنیا، را شنیده­اید.

این شعارِ همیشگی آمازون است: «تصویری از سرگرمی و تفریح ایجاد کنید، ولی در داخل افراد باهوش را به ­کار بگیرید، سریع پیش بروید و به اعداد و ارقام اطمینان داشته باشید». به نظر شما وضع خدمات مشتری در آمازون چگونه است؟ بزوس علاقه­ای به پاسخهای کیفی (مانند خوب، بد، زیاد، کم و...) ندارد. او می­خواهد متوسط تماس های مشتری برای هر سفارش، متوسط زمان هر تماس، و هزینه کل شرکت برای این تماسها را بداند. "جف ویلک" که مسئول خدمات مشتری، انبار و عملیات توزیع آمازون است، می­گوید که فقط برای بخش خودش حدود 300 نمودار را مطالعه می‌کند. او می­گوید بزوس علاقه وصف ­­ناپذیری به اعداد و ارقام دارد و می­گوید:«برای اغلب تصمیمات می­توانید با حساب و کتاب به جواب درست برسید و جوابهای مبتنی بر حساب و کتاب همیشه بهتر از نظرات و قضاوت ها هستند. مشکل اغلب شرکت‌ها این است که در جایی که می­توانند با استفاده از داده­‌ها تصمیم بگیرند، سراغ تصمیمات قضاوتی می­روند». مدیر بخش روابط عمومی، "بیل کاری" می­گوید من بارها دیده­ام که بزوس با این جمله به بحثها خاتمه می­دهد: «نیازی نیست درباره این موضوع مذاکره کنیم، چون می­توانیم برایش از داده­ها استفاده کنیم».

مثال دوم: قصّه هتل‌های زنجیره­ای بین‌­المللی ماریوت

"کارل ویلسون"، معاون اطلاعاتی هتلهای زنجیره­ای بین المللی ماریوت می­گوید: «دیگر تفاوتی بین یک پروژه IT و نوآوری کسب و کار وجود ندارد. در ماریوت، IT عنصر اصلی محصولات و خدمات است که ما برای مشتریان و مهمان‌هایمان فراهم می­کنیم. بدین صورت، کمتر پیش می­آید که اتفاقی در شرکت بیافتد و خود من یا یکی از مدیران ارشدم درگیر نباشند»در این مجموعه کاریِ گسترده­ی بین­‌المللی، کارکنان در همه سطوح کسب و کار، شامل مدیران ارشد و معاونان باید یاد بگیرند که چطور از سیستم‌های اطلاعاتی و فن­آوری‌  ­های اطلاعات برای موقعیت کاری خاص خود بهره ببرند.  

لازم به ذکر است "کارل ویلسون" بیشتر بر روی IT تاکید کرده است به جای IS. اینکه وقعا کدامیک مهمترند ما را واداشت که مثال سوم را عنوان کنیم.

مثال سوم: قصّه مقاله­ای که زمان خودش خیلی سر و صدا به پا کرد

سال 2003، یک مقاله در مجله Harvard Business Review با چنین تیتری منتشر شد «IT مهم نیست» و سر صدایی پیرامون آن ایجاد شد که زمان مسائل "جک ولش" به بعد سابقه نداشته است. روزنامه نیویورک تایمز به صورت تاییدآمیزی به آن اشاره کرد.مقاله در وال استریت تحلیل شد و از طریق ایمیل به سراسر دنیا فرستاده شد. ایده اصلی مولف مقاله، "نیکلاس کار" این بود که فن­آوری اطلاعات چیزی بیشتر از زیرساخت کسب و کار مدرن نیست. من در تایید فرضیه "نیکلاس کار" مثال نانوایی تمام اتوماتیک را میزنم؛ در چنین نانوایی کلیه تجهیزات اتوماتیک مانند IT فقط یک بستر خوب هستند، این خمیرِ نان است که بعد از پخته شدن خورده می­شود، مانند اطلاعاتی که قرار است در کسب و کار استفاده گردد.

حالا بیایید ادامه داستان را بشنویم که برندهای معروف نظرشان راجع به این تئوری چه بوده است. مدیران عامل شرکتهای جنرال الکتریک و اینتل نظر "نیکلاس کار" را رد کردند. ولی "مایکل دل "مدیر عامل شرکت دل، "چارلز فیتزجرالد" مدیر استراتژی پلتفرم ماکروسافت و "پل استراسمن" مدیر ارشد اطلاعات در جنرال فودز، زیراکس، پنتاگون و ناسا، نظریه­‌ی "نیکلاس کار" را تایید کردند. صحبت مشترک همه موافقین این بود که چیزی که مهم است اطلاعات (I) است، وگرنه تکنولوژی قابل جایگزینی است.

هدف اصلی من در این مقاله این بود که اهمیت اطلاعات و سیستم اطلاعاتی را به شما یادآوری کنم. انشالله به شرط حیات، در مقاله بعدی نکات مهمی که باید در خصوص این گنج پنهان بدانید را به رشته تحریر در می­آورم.