نکات مهم برونسپاری برای مدیران و کارآفرینان
- زهرا معتمدی
- 11 ماه پیش
- مقالههای کوچها
- 4 دیدگاه
- 291
نکات مهم برونسپاری برای مدیران و کارآفرینان
سازمانها و شرکتها گاها به علت کمبود زمان و یا کمبود تخصص، مجبورند برخی از فعالیتهایشان را برونسپاری (outsourcing) کنند. واگذاری، مناقصه یا خرید اصطلاحات رایجی هستند که معمولا به جای کلمه برونسپاری استفاده میشوند. اغلب مدیران و رهبران در این خصوص دغدغههایی دارند، مانند:
- آیا برونسپاری فلان کار، تصمیم درستی است؟
- برونسپاری چه مزایا و معایبی دارد؟
- کدام کارها باید برونسپاری شوند؟
- کدام کارها نباید برونسپاری شوند؟
- تا چه اندازه اجازه دخالت و اعمال نظر درخصوص کارهای برونسپاری شده دارم؟
- بر چه اساسی پیمانکاران را ارزیابی کنیم؟
- برای برونسپاری به کدام پیمانکار اعتماد کنم؟
در این مقاله به همه سوالات بالا پاسخ داده خواهد شد. پس تا پایان، با ما همراه باشید.
- چه عناوین کاری "معمولا" برونسپاری میشود؟
بررسی کسب و کارهای متعدد نشان میدهد مدیران بسته به کوچک یا بزرگ بودن کسب و کارشان، تمایل دارند فعالیتهای ذیل را برونسپاری کنند؛
خدمات IT، خدمات حقوقی، خدمات حمل و نقل، خدمات حراست و نگهبانی، حسابداری، تولید قطعات (زیر مونتاژها)
- مزایای برون سپاری
- دسترسی به دامنه وسیعی از منابع (مانند نیروهای متخصص و مهندسین، منابع اولیه متنوع و ...)
- تمرکز بیشتر بر هسته اصلی فعالیتهای سازمان و احتیاجات مشتری
- دسترسی به نیروی کار ارزانتر (اکثر کشورها، کارهای تخصصی را به سوی کشورهای در حال توسعه برونسپاری میکنند)
- رشد سراسری سازمان از طریق دستیابی به اطلاعات و بازارهای جدید
- افزایش انعطاف پذیری حجم تولید (برای تولیدات فصلی) و بکارگیری نیروهای انسانی
- کاهش زمان تحویل
- معایب برون سپاری
- ایجاد وابستگی (گاهی اوقات همین وابستگی موجب تاخیر یا توقف کار میشود. حتی موجبات چانهزنیهای آینده را برای شرکت پیمانکار فراهم میسازد).
- امکان افشای اطلاعات محرمانه شرکت
- افزايش هزينههای اوليه
- نياز به سازماندهي يک تيم براي نظارت بر تامين كننده
- در محیط کسبوکار چه کارهایی "باید" برونسپاری شود؟
یک اصل جهان شمول میگوید "هر چیزی که هسته اصلی کار نباشد باید برونسپاری گردد". البته گاهی اوقات زیرساختهای لازم برای برونسپاری میسر نیست. در کل بر اساس دو شاخص زیر میتوانیم تصمیم بگیریم که آیا کاری را برون سپاری بکنیم یا خیر!
1- قابلیتهای سازمان نسبت به قابلیتهای بیرون سازمان (Capability)
قابلیت سازمان به این معناست که سازمان شما تا چه اندازه زمان، تجهیزات و نیروی متخصص برای انجام آن فعالیت دارد. به عبارت دیگر چقدر در انجام آن فعالیت خبره هستید!
2- حیاتی بودن کار برای کسب و کار (Criticality)
حیاتی بودن فعالیت به این معناست که تا چه اندازه آن فعالیت برای سازمان شما مهم و بحرانی است و جزئیات آن نباید افشاء شود!
برای اینکه بتوانیم فعالیت مورد نظرمان را بر اساس دو شاخص بالا بسنجیم نیاز به یک نمودار دو بعدی به صورت زیر داریم؛
لطفا قبل از اینکه ادامه مقاله را مطالعه کنید، یک کاغذ سفید بردارید و نمودار بالا را ترسیم کنید. سپس فعالیتی که بر سر برونسپاری آن دچار شک و تردید هستید را در یکه از خانههای بالا بنویسید (البته نه به صورت تصادفی. فعالیتتان را از نظر حیاتی بودن و قابلیت سازمان بررسی کنید و سپس هر کدام از خانه های بالا که مناسب است را علامت بزنید). |
هم اکنون وقت آن رسیده که بدانیم برای هر ناحیه از نمودار بالا بهترین تصمیم ممکن کدام است!؟ به نمودار کامل شده زیر توجه کنید؛
- ناحیه 1 (100% خودتان انجام دهید): در شرایطی که کار شما بسیار مهم و حیاتی است و سازمان شما قابلیت زیادی در انجام آن کار دارد، برونسپاری یک کار احمقانه محسوب میشود!
- ناحیه 2 (برونسپاری): طبق اصلی که ابتدای مقاله به آن اشاره شد، زمانی که کار مورد نظر، هسته اصلی فعالیت سازمان نیست، حتی در شرایطی که قابلیت سازمان شما برای آن کار زیاد است، بهترین انتخاب برونسپاری است. چون برونسپاریِ کارهای نه چندان مهم، باعث میشود کارهای مهمتر سازمان سریعتر و باکیفیتتر انجام گردد.
- ناحیه 3 (برونسپاری تعاملی-Transactional Outsourcing): زمانی که فعالیت مورد نظر برای کسب و کار شما حیاتی نیست و شما هم تبحری در آن زمینه ندارید باید قرارداد برونسپاری شما به گونه ای باشد که هر وقت به راهنمایی و کمک پیمانکار نیاز داشتید، پیمانکار در محل حاضر شود. فرض کنید اتوماسیونسازیِ سیستم حضور و غیاب پرسنل را برونسپاری نموده اید. برای راه اندازی، آموزش و تعمیرات، شرکت پیمانکار میتواند در محل سازمان شما حاضر شود بدون اینکه نگران افشای اطلاعات اصلی سازمانتان باشید. البته همهی این موارد در قراردادی که با شرکت سازنده میبندید باید قید شود.
- ناحیه 4 (برونسپاری مشارکتی- Collaborative Outsourcing): زمانی که بخشی از فعالیتهای بسیار مهمتان را برونسپاری میکنید، به منظور جلوگیری از افشای اطلاعات محرمانه سازمانتان باید قرارداد مشارکتی ببندید. به این معنا که نیروهای شما اجازه دارند در محل شرکت سازنده، ناظرِ انجام عملیات باشند و حتی برخی از عملیات طراحی و ساخت را خودشان انجام دهند؛ یا اینکه عملیات راه اندازی با نظارت تیم متخصصان سازمان شما باید انجام شود و یا هر کار دیگری که از افشای اطلاعات مهم شما جلوگیری مینماید.
توجه: از این قسمت مقاله به بعد نه تنها مخصوص برونسپاری، بلکه برای هرگونه خرید سازمانی (شامل خرید مواد اولیه، خرید تجهیزات، خرید ملزومات اداری، خرید مواد مصرفی و ...) صدق میکند.
- مراحل کاریِ برونسپاری/خرید
1- ارزیابی و امتیازدهی تامین کنندگان
2- انتخاب تامین کننده و مذاکرات عقد قرارداد
3- طراحی نوع مشارکت (فقط در موردی که برون سپاری مشارکتی انتخاب گردد)
4- اجرای فعالیت برونسپاری (Procurement): فرآیند ثبت سفارش، خرید، تحویل، بررسی کیفیت کالا، عودت محصولات معیوب، انتقال به انبار، فعالیتهای مالی مربوطه ...
5- تحلیل و ارزیابی برونسپاری: برونسپاری با چه کیفیتی انجام شد؟ با این برونسپاری آیا به اهداف اصلی رسیدیم؟ عملکرد تامین کننده چگونه بود؟ عملکرد خودمان چگونه بود؟
- انواع برونسپاری/خرید
برونسپاری از نظر تعداد تامین کنندگان (Suppliers) به دو صورت تک تامین کننده و چند تامین کننده انجام میشود. وقتی برونسپاری/خرید به یک پیمانکار سپرده میشود، تک تامین کننده و زمانیکه به چند پیمانکار سپرده میشود، چند تامین کننده نامیده میشود. هر کدام از این روشها مزایایی دارند که در ذیل به آنها اشاره شده است.
- مزایای برونسپاری تک تامین کننده
- روابط نزدیکتر با تامین کننده (این روابط نزدیک موجب کاهش برخی از ریسکها میگردد)
- مزایای مالی (تخفیف) به دلیل حجم بالای تقاضا
- کاهش ریسکهای افشای دانش فنی سازمان
- ....
- مزایای برونسپاری چند تامین کننده
- کاهش ریسک وابستگی به شرکتهای تامین کننده (توقف تولیدِ یک تامین کننده، موجب توقف فرآیند تولید سازمان نخواهد شد)
- مذاکرات مالیِ پرقدرت به علت وجود رقابت بین تامین کنندگان (مذاکرات شامل قیمت، کیفیت، زمان تحویل، روش تحویل و... میباشد)
- ...
- مدیریت تامین کنندگان
یکی از دغدغه های مهم مدیران و رهبران اینست که کار را به کدام پیمانکار واگذار کنیم! و یا اینکه از کدام تامین کننده خرید کنیم! بازاریابی قدیم و مدرن تاکید بر این دارند که سود خوب در خرید خوب اتفاق میافتد. به این معنا که اگر میخواهید فروش خوب و سود عالی داشته باشید، باید خرید خوبی داشته باشید. به قول مرحوم دکتر روستا، پدر علم بازاریابی ایران، به جای ارزان فروشی، ارزانسازی کنید. یکی از مهمترین کارهایی که میتوان در همین راستا انجام داد اینست که با تامین کنندگان و پیمانکاران شایسته کار کنیم. فاکتورهایی که تعیین میکنند یک تامین کننده/پیمانکار شایسته است، به شرح ذیل میباشد:
- فاکتورهای ارزیابی تامین کنندگان
- زمان تحویل (Lead Time)
- تحویل به موقع (On-Time)
- انعطاف پذیری تامین کنندگان
- تناوب بیشتر در تحویل دهی / تحویل در حجم کمتر
- کیفیت محصول
- هزینه های حمل و نقل
- قیمت
- سادگی انتقال اطلاعات (حتی پاسخگویی مناسب تامین کننده)
- مشارکت پذیری فروشنده (در برون سپاری مشارکتی)
- نرخ تبدیل ارز، مالیات و گمرکات ورودی و خروجی (برای تامین کنندگان خارجی)
- میزان اعتبار تامین کننده (شهرت)
- ...
شما میتوانید جدولی مانند جدول زیر تهیه نمایید، و برای هر فاکتور امتیازی در نظر بگیرید و بر اساس آن به تامین کنندگان/پیمانکاران امتیاز بدهید. امتیاز هر فاکتور میتواند 1 در نظر گرفته شود. اگر فاکتور خاصی برای شما اهمیت زیادی دارد، میتوانید امتیاز بیشتری برای آن لحاظ کنید. به عنوان مثال فرض میکنیم فاکتورهای کیفیت و قیمت برای سازمان ما اهمیت بسیار زیادی دارد. پس برای این دو فاکتور امتیاز 5، و برای سایر فاکتورها امتیاز 1 در نظر میگیریم.
|
امتیاز |
تامین کننده/پیمانکار (الف) |
تامین کننده/پیمانکار (ب) |
تامین کننده/پیمانکار (ج) |
||
زمان تحویل (Lead Time) |
1 |
|
|
|
||
تحویل به موقع (On-Time) |
1 |
|
|
|
||
انعطافپذیری تامین کنندگان |
1 |
|
|
|
||
تناوب بیشتر در تحویل دهی / تحویل در حجم کمتر |
1 |
|
|
|
||
کیفیت محصول |
5 |
|
|
|
||
هزینههای حمل و نقل |
1 |
|
|
|
||
قیمت |
5 |
|
|
|
||
سادگی انتقال اطلاعات (حتی پاسخگویی مناسب تامین کننده) |
1 |
|
|
|
||
مشارکت پذیری فروشنده (در برونسپاری مشارکتی) |
1 |
|
|
|
||
نرخ تبدیل ارز، مالیات و گمرکات ورودی و خروجی (برای تامین کنندگان خارجی) |
1 |
|
|
|
||
میزان اعتبار تامین کننده (شهرت) |
1 |
|
|
|
||
جمع امتیازات |
|
|
|
|
مهمان
مهمان