چک لیـــست گــوش دادن فعـال در کوچیـــنگ
- سید محمد حسین علوی
- 2 سال پیش
- مقاله‌های کوچ‌ها
- 8 دیدگاه
- 568
"با این چک لیست پرونده مهارت گوش کردن فعال را برای همیشه ببندید"
کوچینگ جعبه ابزاری نیاز دارد که یکی از مهمترین ابزار آن گوش دادن فعـال است. می‌توان گفت اولین و ســاده‌ترین ابزاری که در ابتدای یادگیری یک فرایند کوچینگ می‌تواند برای هر کوچی بی‌نهایت مفید باشد گوش دادن فعال است. این مهارت به قــدری ساده به نظر میرسد که معمولا برای اجرا و ارزیابی آن برنامه‌ریزی نمی‌کنیم و همین بی‌برنامگی سبب می‌شود که از تمام قابلیت‌های این ابزار استفاده نشود.
من در مورد کارهای ساده یا به ظاهر ساده همیشه یاد این سخن جیم‌ران می‌افتم که می‌گوید: " اگر انجام دادن کاری آسان است انجام ندادن آن کار هم آسان است."
جیم ران
برای جلوگیری از این خطای پنهان در فرایند کوچینگ می‌توان از ابزار چک لیست کمک گرفت. این چک لیست می‌تواند به شما دو کمک بزرگ بکند.
اول اینکه: قبل از هر جلسه کوچینگ به شما یادآوری کند چه چیزهای را در فرایند گوش دادن فعال در نظر داشته باشید تا حواستان به همه موارد آن باشد. این کار تا زمان تسلط کامل شما می‌تواند ادامه داشته باشد.
دوم اینکه: بعد از هر جلسه کوچیــنگ می‌تواند به شما کمک کند یک بررسی درست از عملکرد خود داشته باشید و سیر پیشرفت خود را اندازه گیری کنید و بهبود ببخشید.
قبل از اینکه به چک لیست کوچینگ بپردازم لازم است سه دستاورد بسیار مهم گوش دادن فعال را با هم مرور کنیم تا بیشتر بدانیم چرا مهارت گوش دادن فعال اهمیت زیادی دارد.
- گوش دادن فعال امنیــت ایجاد می‌کند و این امنیت سبب می‌شود مخاطب هر آنچه را که باید با شما در میـان بگذارد،زودتر بگوید. اطلاعات بیشتری در اختیار شما قرار دهـد و کار شما را راحت‌تر کند .ایجاد فضــای امن برای مخاطب از مهمترین کارهای یک کوچ حرفهای است.
- گوش دادن فعال استفاده از دیگر مهارت‌ها را برایتــان کاهش می‌دهد. به عبارت دیگر اگر مهــارت گوش دادن فعال را جدی نگیرید هزینه آن را باید با صرف زمان و انرژی و با پرسیدن سوالات از مراجع خود پرداخت کنید.
- گوش داد فعال ارتباط مخاطب را با خودش بیشتر می‌کند و سریعتر به خودآگاهی میرسد. خودآگاهی یعنی پیدا کردن نیازهای حقیقی پشت هر خواستـــه و این پیش‌نیاز یافتن پاسخ ســـوالاتی است که شما از مخاطبتان می‌پرسید و او باید جواب دهد.
چک لیست گوش دادن فعال در جلسه کوچینگ
- آیا من با کوچی خودم ارتباط چشمی دارم؟
برقراری یک ارتباط چشمی مداوم با مخاطب از ابتدایی‌ترین رفتارهایی است که باید نسبت به مخاطبتان داشتــه باشید این کمترین انتظاری است که مخاطبتان می‌تواند از شما داشته باشد.
حتما برای شما پیـش آمده که باکسی صحبت کنید و او در حال جستجو در کشوی میزش باشد یا مشغـــول چک کردن پیام‌های موبایلش باشد. درآن زمان چه حسی را تجربه کرده‌اید؟ مسلاماً اصلاً حس خوبی نیست.
حواستان باشد با قطع کردن ارتباط چشـــــمی ممکن است شما هم این حس را به مخاطبتان منتـــقل کنید.
برای ارتباط چشمی هیچ قاعده کاملا مشخصی وجود ندارد. همین اندازه بدانید که منظور از ارتباط چشمی زل زدن به چشم مخاطب نیست، یک ارتباط چشمی مناسب قطع و وصل کردن نگاه به صورت مخاطب و بین دو چــشم و تداوم این حالت است و البته لحظات قطع کردن کوتاهتر از لحظات نگاه کردن باشد.
- آیا عوامل بیرونی تاثیری در حواس پرتی من ندارد؟
گاهی عوامل محیطی ممکن است حــواس شما را نسبت به مخاطبتان پرت کند. برخی از این عوامل ممکن است تحت کنترل شما باشند و برخی هم نه. گوشی موبایل از موارد قابل کنتــرل است که حتماً قبل از جلسه باید تکلیف خود را با آن روشن کنید. دیگر چه چیزهایی در جلسه کوچینگ تحت کنترل شماست؟ این ســوالی است که باید از خود بپرسید.
تا جایی که می‌توانید عوامل مزاحمت را از قبل شناسـایی کنید و برای آن برنامه‌ای داشته باشید. شاید لازم باشد از مخاطبتان بخواهید که موبایلش را سایلنت کند.
- آیا صحبت گوینده را قطع کنم تا سریعتر پاسخ دهم یا اجازه دهم صحبتش را تمام کند؟
در وصف خصوصیات حضرت امام رضا علیه‌السلام بیان شده که ایشان هیچـــگاه سخن دیگران را قطع نمی‌کردند. این نشان می‌دهد ناتمام گذاشتن کلام دیگران یک عادت رایـــجِ دور از ادب است و سعه‌صدر و شکیبایی در هنگام صحبت دیگران یک مهارت ارتباطی موثر است و آنقدر اهمیت دارد که آن را به عنوان یک صفت پسنـدیده در امام رضا علیه‌السلام نقل می‌کنند.
این رفتار بخاطر این باور اشتـباه است که گمان می‌کنیم اگر بعد از صحبت مخاطب مکث کنیـــم و بلافاصله جواب ندهیم، از نظر مخاطب فــردی ضعیف به نظر خواهیم آمد. در حالی که درست برعکس این موضـــوع صحت دارد وقتی شما بعد از صحبت مخاطب کمی مکث کنید و سپس جواب دهید مخاطب احساس می‌کند حرف ارزشمنـدی زده و سخنش برای شما مهم بوده که به آن فکر کرده‌اید.
گاهی قطع کردن صحبت مخاطب برای پاسخ دادن نیست بلکه برای این است که گفته‌های او را تکمیـل کنیم. این کار نیز با گوش‌دان فعال مغایرت دارد. صبر کنید و اجـازه دهید مخاطب خود کلام اش را پایان دهد. حتی اگر هم میدانید مطالب به کجا ختم خواهد شد اجــاز دهید از مخاطب بشنوید. تک‌تک جملاتی که مخاطب به زبان می‌آورد ممکن است حاوی پیام و اطلاعاتی باشد که با قطع صحبت‌هایش، از دریافت آن اطلاعات محروم شوید.
- آیا شنونده صبوری هستم؟
مخاطب گاهی از مسیر اصلی خارج می‌شود این شمایید که باید با سوالات درست و با حوصله او را دوباره به مسیر برگردانید. صبر و حوصــله شما مخصوصا در پاسخ به برخی از سوالات او، این پیام را برای مخاطب شما دارد که من عجله‌ای برای پاسخ دادن به تو ندارم؟ من گوش می‌کنم، تحلیـل می‌کنم و بعد پاسخ میدهم.البتـــه شما در برخی موارد باید مداخله کنید و اجازه ندهید مراجع در خارج از مسیر گفتگو وقت جلسه را تلف کنند اما دقت داشته باشید سهمیه مداخله شما محدود است.صبر و حوصله این مزیت را نیز برای شما دارد که از سهمــیه مداخله خود در جای مناسب استفاده کنید.
- آیا بیشتر از آنکه صحبت می کنم گوش می دهم؟
در یک ارتباط کوچینگی حدود 30 درصد از گفتگو سهم شماست و 70 درصد سهم مخاطب شما. بنابراین در ابتدای هر مکالمه به این موضوع توجه داشته باشید و این مســـاله را هم در ارزیابی‌ها مورد بررسی قرار دهید. اگر در یک جلسه کوچینگ شما سهمی بیشتری از صحبت را به عهده داشته‌اید معنی آن این است که بیشتر از آنکه گوش دهیـد حرف زده‌اید.
- آیا به آنچه می‌شنوم مسئولانه واکنش نشان می دهم؟
به عنوان یک شنونده فعال باید دائم با رفتارهای غیر کلامی به مخاطب واکنش نشان دهید. گاهی با تعجب کردن و بالابردن ابروها گاهی با تکان دادن سر، گاهی با لبخند و . . . باید با زبان بدنتان هم به مخاطب نشان دهید که تمام حواستان به اوست.
- آیا برای شفاف سازی سوال می‌پرسم؟
سوال پرسیـــدن از مخاطب نشان می‌دهد من با موضــوع او ارتباط برقرار کرده‌ام و پیگیرم تا درک عمیـــق‌تری از موضوع داشته باشم در این قســمت می‌توانید از سوالات در جهت شفاف‌سازی استــــفاده کنید. هـدف این سوالات کسب اطلاعات جدیـــــد نیست بلکه می‌خواهید از صحت برداشت‌های خود اطمینان حاصل کنیـــد. مثلا ممکن است مخاطبتان بگوید: او کارش را ناتمام رها کرده و از اینجا رفت؟ شما می‌توانید بپرسید منظورتان اینست که با این کار همکاری او با شما تمام شد.
- آیا به مخاطب نشان میدهم که دارم به او گوش میدهم؟
در گوش دادن فعال دو نکته وجود دارد که گاهی ممکن است از نکته دوم غافل شویم
اول اینکه به با دقت گوش دهید. نتیجه این قسمت اطلاعات ارزشمندی است که دریافت می‌کنید. این کار کمــک می‌کند خیلی راحت‌تر سوالات قدرتمند بعدی را طراحی کنید. اما تمام ماجرا این نیست و نکتـه دوم این است که به مخاطب هم نشان دهید، کاملا به او گوش میدهید. برای اینکه مخاطبتان را از این موضوع مطمئـن کنید این سه کار را انجام دهید:
الف) با زبان بدن واکنش‌های غیر کلامی داشته باشید؛ که در قسمت قبل توضیح داده شد.
ج) در صورت لزوم حتما واکنش‌های احساسی مناسب داشته باشید؛ مثلا شاید لازم باشد با او همدردی کنید و به او تسلیت بگویید یا ابراز احساس شادمانی کنید و به او تبریک بگویید.
د) گزارش دهی کنید؛ مثلا به او بگویید چیزی که من شنیدم این است که... و بعد صحبت خودش را با جمله بندی متفاوت اما با همان مفهوم برایش بیان کنید.
قرار نیست تظاهر به گوش دادن کنید، بلکه باید فعـــالانه گوش کنید و مخاطب را هم از این کار مطمـئن کنیم.مخاطب خیلی راحت تظاهر به گوش دادن را می‌تواند از گوش دادن فعال تشخیص دهد.
- آیا به علایم غیر کلامی مخاطب توجه می‌کنم؟
مهمترین قسمت گوش‌دادن موثر شنیدن حرفهایی است که مخاطب به شما نمی‌گوید. یا به عبــارتی هنـــر شمـا شنیدن ناگفته هاست. این همان سطح بالای گوش دادن است که در کتاب" کو اکتیو کوچیـــنگ" از آن به عنـوان سطح سه نام‌برده شده است. گوش دادن در این سطح فراتر از کلمات است و تا حدود زیاد شــــهودی است. نوع ادای جملات، تغییر لحن و حالات چهره، جهت نگاه مخاطب و تغییــر حالات بدن می‌تواند پیام‌هایی را به شما بدهد که در قالب کلمات نگنجد.
- آیا یاداداشت برداری می‌کنم؟
این نکته فوق‌العاده اهمیت دارد و در یک جلسه کوچینگ هیچـــگاه از آن غافل نشوید. با این کار اولاً ذهن خود را از نگهداری مطالب مهم خالی می‌کنید و شنیده‌ها را طبـقه‌بندی شده به روی کاغذ منتقل می‌کنید و می‌توانید با توجه صددرصدی مخاطب را رصد کنید و ثانیاً با این رفتار به مخاطب اطمینان میدهید که شنونده حرفهای او هستید.
پایان
