5 تکنیک مدیریت تیم با ابزار کوچینگ

برای اینکه نگاهی دقیقتر به این موضوع بیندازیم بد نیست از یادداشت مجله اینترپرنر (Entrepreneur Magazine) در اینجا نقل‌قولی به میان بیاوریم: مدیرها معمولاً به افراد، راه و رسم انجام یک کار همچون کارهای روزانه را یاد می‌دهند؛ و یک کوچ گامی از این موضوع فراتر میگذارد و به هر فرد کمک می‌کند تا به‌ تمامی تواناییهای بالقوه خود دسترسی پیدا کند و بیشترین نتایج مثبت را از آنها بگیرد.
 بنابراین اگر شما مدیر هستید و می‌توانید با به‌کارگیری علم و هنر در هماهنگی و هدایت منابع مالی و انسانی و یا هر دو، در رسیدن به هدف با حداکثر کارایی عمل کنید، به‌نوعی کوچ هم محسوب میشوید و برای مدیریت تیمتان از  ابزار کوچینگ میتوانید استفاده کنید.
رابطه مدیریت تیم با ابزار کوچینگ
نگرش مدیر و کوچ بودن به‌صورت هم‌زمان میتواند مشابه مربی یک تیم ورزشی باشد که اعضای تیم را برای شرکت در یک رقابت آماده می‌کند. شاید شما فکر کنید بین مدیریت و کوچینگ  ارتباطی وجود ندارد اما اگر کمی عمیق‌تر شوید خواهید دید که کسب وکار و یک تیم ورزشی شباهتهای زیادی به هم دارند .

اگر از دریچه دید یک کوچ تیم ورزشی نگاه کنید به شما نشان می‌دهد، از زمان کودکی ورزش میکردید و در آن مهارت به دست آوردید، همه زیروبم‌ها  را درباره مسابقات و رقابتها میدانید زیرا سالها خودتان در آن بازی کرده اید. دقیقاً میدانید که قصد دارید به کجا بروید و وقتی‌که به مقصد رسیدید چه انتظاراتی از خود دارید. آیا هفته آینده یک مسابقه رقابتی در پیش دارید یا مسابقه دوستانه یا اینکه زمانی است برای استراحت شما، در حال حاضر همه نقاط قوت و ضعف خود را میدانید و یک استراتژی مدبرانه و قدرتمند برای برد را در نظر گرفته اید. بنابراین برای مدیریت تیم با ابزار کوچینگ در جهت رسیدن به این چشم‌انداز باید بدانید چه افرادی با چه توانمندیهای در تیم شما حضور دارند؟
 بررسی‌های شما اطلاعاتی به شما می‌دهد، بازیکنان شما ممکن است چند سالی بازی را کنار گذاشته باشند یا تازهکار باشند. ممکن است درباره مسابقات لیگ چیزهایی خوانده یا شنیده باشند اما در آن حضور نیافته باشند، همچنین ممکن است با نقاط قوت و ضعف تیم مقابل آشنایی چندانی نداشته باشند. تنها چیزی که این افراد میدانند این است که درون یک تیم هستند، ورزش خاصی را بازی میکنند و همگی میخواهند پیروز مسابقه باشند.
درواقع زمانی که تمایل داشته باشید به شکلی مؤثر تیم خود را رهبری کنید نیاز دارید بازیکنان خود را هدایت و تشویق کنید و در کل تیم را حمایت کنید تا انگیزه لازم درونشان شکل بگیرد . به آیت صورت شما  افراد تیم خود را کوچ می‌کنید. 
اگر قصد دارید برای اینکه به شکلی مؤثر تیم کسب وکاری خود را مدیریت کنید، نیاز به انجام کارهایی مشابه کارهای یک کوچ یا مربی ورزشی دارید اما در یک بستر و زمینه متفاوت.  شما بعنوان یک کوچ کسب وکار شماری از وظایف مهم را به عهده دارید و همینطور ابزار استراتژیکی برای انجام این وظایف؛ بنابراین بسیار حائز اهمیت است که این ابزارها را به درستی بشناسید.

1- استعداد بازیکنان خود را کشف کن
ارتباط بین مدیر و کارمند درباره عملکرد، برای افزایش بهره‌وری، بهبود روحیه و انگیزه تیم و هماهنگ کردن کار هر فرد با اهداف کلان سازمان حیاتی است .
شناسایی نیازهای توسعه کارکنان به‌وسیله مقایسه مهارت‌ها و توانمندی‌های کارکنان با نیازهای شغل موردنظر و همچنین اجرای یک نظام توسعه فردی و تخصصی برای ارتقاء هر یک از کارکنان متناسب با اهداف تیم حائز اهمیت است.
برای رهبری تیم با ابزار کوچینگ لازم است بدانید هرکدام از افراد چه ارزش افزودهای به تیم اضافه می‌کند؟ نقاط ضعف و قوت این افراد چیست؟ چالشهای این افراد کدام است؟ چه ارزشهایی در آنها در بالاتری سطح است ؟ چه چیزی به آنها انگیزه میدهد و چه چیزی اعتماد به‌ نفسشان را تحت تأثیر قرار می‌دهد ؟
داشتن نگاه کلی و جزئی در مورد کسب‌ وکار موردنظر ، نیازهای اساسی تیم برای جذب و پرورش افراد باصلاحیت در جهت حرکت و رسیدن به اهداف تعیین‌شده در اختیار رهبر تیم می‌گذارد.

2- انگیزه تیم خود را تقویت و از آنها حمایت کنید
درواقع شما زمانی شروع به انجام کاری میکنید که برای آن انگیزه لازم را داشته باشید. همچنین انگیزه زمانی در شما به وجود میآید که در مورد مسئله خاصی احساس نیاز کرده باشید . فاکتورهای زیادی از قبیل شرایط و توانایی انجام کار بر شکل‌گیری انگیزه تأثیرگذار هستند . فردی که با موفقیت تیم خوشحال میشود، تیم را روبه جلو نگه میدارد و در موفقیت آنها سهمی را از آن خود می‌کند.
شما همان فردی هستید که میتوانید تیم خود را به سطوح بالاتر هدایت و برای رسیدن اعضای تیم به حق و حقوقشان از آنها دفاع کنید. 
تفاوت آشکاری میان خوشبینی کاذب و پشتیبانی واقعی و اصیل وجود دارد، مطابق نظرات مجله اینترپرنر : بازخورد مثبت، عملکرد را تقویت می‌کند. افراد زمانی که احساس قدردانی و ارزشمندی میکنند، به شکلی طبیعی قدمهای بعدی را نیز برمیدارند. 
شما در جایگاه فردی که انگیزه میبخشد و روحیه افراد را تقویت می‌کند، چندین ابزار برای ارتقای سطح بازخورد در اختیار دارید که بسیار ساده هستند.
-جلسات خود را با تشکر و قدردانی از اعضای تیمتان که به اهداف مشخصی رسیدهاند، شروع کنید.
-اطمینان حاصل کنید که دستاوردهای اعضای تیم در خبرنامه های شرکت انعکاس پیدا میکنند.
با جشن‌های کوچک یا بزرگ از اعضای تیمتان برای رسیدن به اهداف قدردانی به عمل آورید . این عمل می‌تواند شامل یک دعوت به نهار یا درهمی‌های دوستانه باشد .
علاوه بر این تلاش کنید از مسائل تیم آگاهی داشته باشید و به آنها واکنش مناسب نشان بدهید و از تیم خود در برابر تهدیدهای احتمالی از سوی مدیران بالاتر، خواسته های غیرواقعی و چیزهایی مانند فقدان منابع حمایت کنید و مدیریت تیم با ابزار کوچینگ را به بهترین شکل به سرانجام برسانید.

3- چشم‌اندازی برای خودتان داشته باشید
داشتن چشم‌انداز به شما کمک می‌کند اهدافی مشخص برای کسب و کاری کارآمد را در نظر بگیرد و بخش‌هایی که نیاز به ارتقاء دارد ، را ارتقاء دهید و روش ایجاد این پیشرفت را بیابید. پاسخ به چهار سؤال چشم‌انداز شما را در پیشبرد کسب و کار مدنظرتان مانند ستاره‌ی شمالی مشخص می‌کند . که با تمرکز بر این چهار بخش می‌تواند تصویری بهتر و دقیق‌تر از مسیر و اهدافتان به شما بدهد.
1- کسب و کار شما چه موقعیتی در آینده خواهد داشت؟
داشتن چشم‌انداز دقیق از اینکه کسب و کار شما باید چه موقعیتی داشته باشد می‌تواند نقطه الهام بخشی برای رسیدن به هدف کسب و کارتان باشد.

2-کسب و کار شما چه عملکردی در آینده خواهد داشت؟
درباره‌ی نوع کاری که می‌خواهید انجام دهید و چگونگی کنترل سایر بخش‌های کسب و کارتان بیندیشید. ایجاد یک چارچوب به شما در رسیدن به اهدافتان و چگونگی تصمیم‌گیری برای رسیدن به این اهداف کمک می‌کند.

3-کسب و کار شما چه احساسی به مشتریان شما انتقال خواهد داد؟
در رابطه با تصمیماتی که درباره‌ی احساساتی که می‌خواهید مردم از کسب و کار و خدمات شما داشته باشند، و سود کلی در زمان حال و آینده بیندیشید.

4-در چشم‌انداز کسب و کار شما کارمندان چه عملکردی خواهند داشت؟
چگونه همراستا کردن نگرش و عملکرد پرسنل با اهداف کسب و کار مدنظرتان هم نیاز به بررسی و سازمان‌دهی دارد.

به‌عبارت‌دیگر برای داشتن هدف و مقصد باید استراتژی داشت. برنامهریزی استراتژیک یک فرآیند ارزشمند است که ابزارهای متعددی برای کسب آن وجود دارد.
شما ممکن است برحسب صنعتی که در آن فعالیت دارید یا نقشهایی که اعضای تیمتان در آن فعالیت دارند به ابزارهای متفاوتی برای تنظیم اهداف فروش افزایشی، اهداف مالی یا سایر اهدافی که حس موفقیت را به اعضای تیم میرساند، دسترسی پیدا کنید.

4- بازخورد دادن
اگر تجربه کوچینگ را داشته باشید، میدانید که بازخورد گرفتن، بخشی حیاتی برای پیشرفت کار است . بازخورد نوعی پیام ارتباطی است که شخص ازآنچه انجام می‌دهد ، دریافت می‌کند درحالی‌که این پیام خالی از قضاوت است و تنها آنچه به نظر می‌رسد گفته می‌شود و کمک می‌کند که مسائل را از زاویه دیگری نگاه کرد.
شما چه کارهایی را بهدرستی و چه کارهایی را ضعیف انجام داده اید؟ و چطور میتوانید عملکرد خود را تقویت کنید؟ البته که دادن و گرفتن بازخورد به‌نوبه خود نوعی هنر به حساب میآید . بازخورد مواردی که به شناخت ، تغییر و رشد نیاز دارد برایمان بیان می‌کند .هدف اصلی دادن بازخورد و حتی بازخوردهای منفی، سازندگی است .
مثال‌هایی از بازخورد:
بازخوردها را در لحظه اما  کم‌کم ارائه کنید.
صحبتهای کارمند خود را با گوشی شنوا و فعالانه پذیرا باشید.
گامهای واضح و مشخصی را برای بهبود پیشنهاد دهید.
با هدف تغییر دیدگاه و رشد بیان کنید.
بازخورد را طوری عنوان کنید که تیم را به تفکر و بررسی مجدد ترغیب کند.
بازخوردهای کارکنان و مدیریت تیم با ابزار کوچینگ هستند که در بیشتر موارد بسیار کمک‌ کننده است و فرصتی است تا دریابیم که چگونه ایدهها در عمل، یعنی همانجایی که کارمندان شما مشغول به کار هستند و شکل واقعیت به خود میگیرند، چطور از آب درمیآیند. برخی مواقع بازخورد میتواند منفی باشد و اینجا همانجایی است که چشمانداز یا زاویه دید اهمیت زیادی دارد، اگر میتوانید به شنیدن ادامه دهید سعی کنید موضوع را از زاویه دید کارمند خود ببینید و بدون عصبانیت به آن واکنش نشان دهید؛ به این ترتیب است که راهی فراسوی یک بازی دوطرفه را برای خودتان بازخواهید کرد.

5- مهیاکردن محیط مناسب برای موفقیت
شما میدانید که اعضای تیم شما برای موفقیت به چه چیزهایی نیاز دارند زیرا شما کسب وکار و بازار رقابتی خاص خود را میشناسید. برخی مواقع شما ممکن است این ابزارها را از درون ساختار خودتان تأمین کنید و در برخی موارد ممکن است لازم باشد با مدیران دیگر یا سایر بخشها
هماهنگی هایی را انجام دهید تا اطمینان حاصل کنید که هر آنچه را که به آن احتیاج دارید، میتوانید به دست آورید.
داشتن محیط اید‌ه‌آل برای رسیدن به موفقیت به ابزارها و منابعی احتیاج دارد و این منابع میتواند به معنای فراهم کردن آموزش نرم‌افزار، مهارت‌های بازاریابی، مهارت‌های ارتباطی، دانش تخصصی و غیره باشد. همچنین فراهم کردن محیط که شرایط روانی مناسبی مثل روابط دوستانه بین همکاران، اعتماد متقابل بین مدیران و کارکنان، امکان پیشرفت، تعادل بین حقوق و تخصص افراد را ایجاد کند ضروری است.

نویسنده: جناب آقای سعید کوهستانی از دانش پذیران دوره چهارم تربیت کوچ حرفه‌ای کسب و کار ویدان