نکات کلیدی در برگزاری اولین جلسه کوچینگ حرفه‌ای
- 2 سال پیش
- مقاله‌های کوچ‌ها
- 8 دیدگاه
- 1017
وضعیت یا موقعیت یک کوچ تازه‌کار برای شروع جلسات اول
از کجا باید شروع کنم؟ با چه جمله‌ای شروع کنم؟ چطوری جلسه رو کنترل کنم؟ چطوری تمرکزم رو از دست ندم؟ چی باید بپرسم؟ چطوری ادامه بدم؟ چطوری این همه نکات اصلی و مهم جلسات کوچینگ رو یادم بمونه و توی جلسه پیاده کنم؟ چطوری به کوچی نزدیک بشم و حس اعتمادش رو جلب کنم؟ اگر یادم بره که چیکار باید بکنم چی؟ اگر سطح دانش و آگاهی کوچی از من بیشتر بود چی؟ اگر دانش تخصصی موضوع مطرح‌شده کوچی رو بلد نباشم، چیکار باید بکنم؟
سؤال‌های بالا و شبیه به این سؤالات، اغلب ذهن کسانی که تازه فعالیت در حوزه کوچینگ را شروع کرده‌اند را مشغول می‌کند و آن‌ها را دچار نگرانی و سردرگمی شروع می‌کند. این استرس‌ها باعث می‌شود اعتمادبه‌نفس کوچی در شروع فعالیت کاهش پیدا کند و از کیفیت و اثربخشی تجربه‌های اول کوچینگ بکاهد.
کاهش استرس و سردرگمی کوچ‌ها در برگزاری جلسه اول هدف از مقاله است
در این مقاله قصد داریم با ارائه چارچوب‌ها، تکنیک و مدل‌های ساده بخش عمده‌ای از این نگرانی‌ها و سردرگمی‌های کوچ‌های تازه‌کار را رفع کنیم. بدیهی است بعد از چند تجربه برگزاری جلسات کوچینگ، هر کوچ سبک خودش را پیدا خواهد کرد و در استفاده یا عدم استفاده از این متدها مختار است و الزام و استانداری برای نحوه مدیریت جلسات کوچینگ وجود ندارد.
واقعیت‌هایی که برای برگزاری جلسه اول کوچینگ باید بدانیم
واقعیت این است که تکنیک‌های ساده‌ای وجود دارد که با یادگیری و تمرین آن‌ها این امکان به کوچ داده می‌شود که برای جلسات خود و همچنین پیشبرد عمیق مباحث و افزایش یادگیری خود و کوچی از آن‌ها استفاده کند.
در این مقاله به مهم‌ترین نکاتی که برای اولین جلسه کوچینگ می‌پردازیم و نکاتی که به‌طورکلی کوچ می‌تواند با کمک آن‌ها در جلسات خود اثربخش‌تر و قوی‌تر ظاهر شود را در مقالات بعدی معرفی می‌کنیم.
همچنین یادآور می‌شویم، این نکات مربوط به جلسه اول کوچینگ است، نه جلسه صفر. جلسه صفر یک جلسه کوتاه قبل از جلسه اول کوچینگ است که کوچی و کوچ برای شروع جلسات کوچینگ با هم توافق می‌کنند.
در جلسات صفر تنها در خصوص امکان برگزاری جلسات کوچینگ از طرف هر دو نفر بررسی می‌شود و بیشتر به‌عنوان جلسه قرارداد یا توافق شناخته می‌شود و کوچ به‌هیچ‌عنوان درگیر جلسه کوچینگ و مسائل و چالش‌های کوچی نمی‌شود.
چه گزینه‌هایی برای برگزاری اثربخش اولین جلسه کوچینگ داریم؟
تکنیک وارم آپ (warm up) یا به زبان خیلی ساده: گرم کردن یا شکستن یخ جلسه
دوری از تله دانش و ایجاد درک مشترک از فضای جلسه کوچینگ
بدنه اصلی جلسه و شروع رسمی جلسه کوچینگ
در این مقاله به‌صورت مختصر و ساده به هر یک از بخش‌های فوق می‌پردازیم. شما می‌توانید برای تسلط بیشتر برای هر بخش به‌صورت مجزا مطالعه و تحقیق مستقل داشته باشید.
برگزاری اولین جلسه تقریباً مهم‌ترین چالش اغلب کوچ‌ها است. با داشتن یک دید سیستمی، یک تفکر کل‌نگر و رعایت یکسری چارچوب‌ها و قواعد در برگزاری تجربه‌های اول جلسات کوچ می‌تواند کمک بزرگی به افزایش اعتمادبه‌نفس کوچ داشته باشد.
با هم برخی از ایده‌ها و راه‌حل‌های ساده برای عبور از این مرحله را مرور می‌کنیم.
1. تکنیک وارم آپ (warm up) یا به زبان خیلی ساده: یعنی گرم کردن یا شکستن یخ جلسه
یک خطای رایج و بزرگ که کوچ‌های کم‌تجربه در شروع اولین جلسه انجام می‌دهند این است که بلافاصله بعد از شروع جلسه شروع به سؤال پرسیدن راجع به ارزش‌ها یا اهداف کوچی می‌کنند.
در این حالت، کوچی در یک محیط سرد و سردرگم قرار می‌گیرد و با ذهنی پر از سؤال و ابهام بجای اینکه متمرکز روی صحبت‌های کوچ باشد، درگیر این است که این سؤالات و این فضا چه زمانی برایش شفاف می‌شود.
برقراری یک ارتباط سازنده و با اعتماد در این فضا کار بسیار سخت و با اثربخشی بسیار پایین است. برای اینکه یخ کوچی باز شود و به‌اصطلاح همراه و همدل شود بهتر است از تکنیک وارم آپ یا گرم کردن جلسه استفاده کنید.
این تکنیک بسیار ساده است و با یک سؤال در خصوص کوچی انجام می‌شود. سؤالی که به‌نوعی مربوط به شخص یا تفکرات کوچی است. سؤال‌های به‌اصطلاح خودمانی. مثلاً اگر نام خانوادگی کوچی عجیب و یا نام یک مکان است راجع به معنی نام خانوادگی او بپرسید. یا اگر کوچی لباس قرمز پوشیده است با یک شوخی در خصوص رقابت تیم آبی و قرمز شروع کنید. یا در خصوص برد یا باخت شب گذشته تیم ملی والیبال یا فوتبال بپرسید.
اجازه بدهید این نزدیکی و هم‌دلی، فضای رسمی و خشک کوچینگ را از ابتدا گرم و باز کند. با این سؤال‌ها تصور کوچی از شما به‌عنوان یک کوچ متخصص و یک سطح بالاتر، تبدیل به یک کوچ خونگرم، خوش‌مشرب و از جنس خودش تغییر می‌کند و این یعنی نزدیک شدن به اعتماد متقابل.
نمونه سؤالات وارم آپ:
- لزگی؟ چه فامیل جالبی؟ اسم مکانی خاصی است؟
- چه رنگ قشنگی؟ آقا پرچم پرسپولیس همیشه بالا است!
- سمت شما که سیل نیومدکه؟ اونجا خیلی بارون اومد؟
- تبریک میگم بهتون که توی این سن و سال کم به فکر توسعه خودتون هستید. چطوری این بینش رو پیدا کردی؟
- آفرین به شما که این‌قدر همت بالایی داری و با این همه سال تجربه باز متوقف نشدید و دارید تلاش می‌کنید. این همت و تلاش رو ناشی از چی می‌دونید؟
- عه چه خوب، همشهری هم که هستیم. مال کدوم منطقه هستید؟
تبریک به شما کوچ عزیز، به همین راحتی یخ جلسه باز شد و کوچی شما احساس بهتری نسبت به شما خواهد داشت.
نکته مهم اول اینکه، باید مراقب باشید که این سؤال خودمانی تبدیل به بحث کل جلسه نشود و حاشیه پررنگ‌تر از متن نشود. خیلی سریع و در کمترین زمان ممکن آن را جمع کنید.
- کوچ: ممنون بابت توضیح خوبتون یا همراهی خوبتون. بریم سراغ اصل مطلب.
نکته مهم دوم اینکه: در کل جلسه کوچینگ بخصوص در ابتدای و زمان وارم آپ هیجان داشته باشید و باصلابت، بلند، محکم و روی گشاده صحبت کنید.
2. دوری از تله دانش و ایجاد درک مشترک از فضای جلسه کوچینگ
ما برای اینکه تبدیل به کوچ شویم، دوره‌های آموزشی طی کرده‌ایم، مطالعه کردیم، فیلم دیده‌ایم و تمرین کرده‌ایم. اصول و قواعد کلی کوچینگ را یاد گرفته‌ایم. با چارچوب‌ها و الزامات و بایدونبایدها آشنا شده‌ایم.
اما تقریباً کوچی ما نسبت به موارد فوق هیچ آگاهی و دانشی ندارد.
کوچ‌ها اغلب این نکته را فراموش می‌کنند و با شروع ناگهانی جلسه، کوچی را در فضای ابهام و مسیر مه‌آلود کوچینگ تنها می‌گذارند. این موضوع به این صورت اتفاق می‌افتد که کوچ تصور می‌کند که آنچه خود از جلسات کوچینگ می‌داند، کوچی نیز با آن‌ها آشنا است و این یعنی تله دانش.
ایجاد یک ادبیات و گفتمان مشترک در خصوص نحوه برگزاری جلسات کوچینگ و مشخص کردن حد مسئولیت‌ها، تعهدات و وظایف کمک زیادی به شفاف‌تر شدن جلسات برای کوچی می‌شود.
پس بهتر است بعد از پرسیدن سؤال خودمانی و گرم کردن جلسه، ابتدا برخی مسائل جلسات کوچینگ را برای کوچی شفاف کنید تا هم کوچ از سردرگمی اولیه خارج شود و هم این فرصت را به او بدهید که اگر در این خصوص سؤالی دارد بپرسد و مدام در کل جلسه انرژی خود را برای پرسیدن ابهامات خود اختصاص ندهد.
برخی از مواردی که پیشنهاد می‌کنیم با کوچی شفاف کنید به شرح زیر هستند:
• یک معرفی کوتاه آسانسوری از خودتان (کوچ)
• زمان و تواتر جلسات کوچینگ
• متعهد کردن کوچی به انجام تکالیف و تعهدات
• برشمردن اینکه این فرض برای کوچ هست که مسائل و چالش‌های کوچی با کمک استعداد، توانایی و خلاقیت خود کوچی قابل‌حل است و کوچ به این موضوع ایمان دارد و کوچی نیز باید اعتماد کند و ایمان بیاورد.
• هدف از برگزاری جلسات کوچینگ کمک و همراهی با کوچی است برای برطرف شدن مسئله، یادگیری و تحول او و یادآوری اینکه مشتاق هستیم در هم‌سفری با وی.
• توضیح اصل مداخله و پوزش پیشاپیش بابت قطع کردن حرف کوچی و پریدن وسط حرف او و توضیح دادن اینکه، یکی از تکنیک‌های کوچینگ است برای زمان‌هایی که کوچ تشخیص می‌دهد جلسه از مسیر خود خارج شده است.
• توضیح " پرداختن به اصل مطلب"، به کوچی خود در همان جلسه اول بگویید که این یک اصل است و ممکن است خیلی وقت‌ها صحبت‌های کوچی پس‌زمینه باشند و وقتمان محدود است برای اینکه بهتر نتیجه بگیریم در مواقع ضروری به او خواهیم گفت که به اصل مطلب بپردازد.
• درک درست از موفقیت و هم ادبیات شدن در کلمه موفقیت بر اساس تعاریف کواکتیوکوچینگ
• توضیح اصل رازداری و محرمانگی جلسات کوچینگ
• مروری کوتاه و خلاصه‌وار بر روی فرایند کوچینگ، مسئولیت‌ها و وظایف طرفین
3. بدنه اصلی جلسه و شروع رسمی جلسه کوچینگ
این بخش مهم‌ترین و اصلی‌ترین بخش جلسه کوچینگ است که در اصل سبک و استراتژی برگزاری این بخش برای هر کوچ متفاوت از کوچ دیگری است.
کوچ بر اساس تجربه، اصالت، نوع کوچینگ و محیط کوچینگ سبک متفاوتی برای به نتیجه رسیدن در این بخش را دارد.
بااین‌وجود آشنایی و تسلط به برخی از مدل‌ها و ابزارها در ابتدای راه به کوچی کمک می‌کند با تمرکز بیشتری فعالیت کند و اعتمادبه‌نفس بیشتری برای پیش برد جلسات کوچینگ داشته باشد و به‌مرور بر اساس تجربه سبک خود را پیدا کند.
بعد از اجرای وارم آپ و هم ادبیات شدن با کوچی در خصوص مسیر و جلسات کوچینگ به سراغ مسئله کوچی باید برویم. اما این هم خودش مقدمات، تکنیک‌ها و ابزارهای خود را لازم دارد.
ما بایستی با کمک و همراهی خود کوچی، هویت او را بشناسیم، ارزش‌ها و چشم‌انداز او در زندگی را کشف کنیم، خواسته‌های او را بشنویم و ببینیم برای چه نیازی این خواسته‌ها را مطرح می‌کند و اهداف و برنامه‌های او را بررسی، اصلاح یا تغییر دهیم.
برای این منظور و به جهت ساده‌تر شدن کار و تسلط به شرایط می‌توانیم از مدل و ابزارهای گوناگونی استفاده کنیم تا کم‌کم و با تمرین سبک خودمان را بیابیم.
مدل و ابزارهای پیشنهادی برای این مرحله به شرح زیر هستند.
استفاده از مدل گرو GROW یا مدل تکمیلی رشد یا T.GrOW.C
پیش‌آزمون شناخت کوچی
چک‌لیست اقدامات جلسه کوچینگ
خلاصه و جمع‌بندی
به‌صورت خلاصه جلسه اول کوچینگ را به شرح زیر اگر برگزار کنیم، اثربخشی بیشتری خواهد داشت:
- گرم کردن جلسه (وارم آپ) در ابتدا و اولین قدم جلسه
- تشریح ساختار و قواعد جلسات کوچینگ و بررسی وظایف و مسئولیت‌های کوچ و کوچی
- بررسی هویت و موضوع کوچی
- تعیین هدف جلسه و به تفاهم رسیدن آن با کوچی، اهدافی مثل کشف ارزش‌ها، بررسی خواسته‌ها و نیازهای کوچی، مشخص کردن اهداف کوچی و امثال این موضوعات.
در پایان توصیه می‌کنیم برای برگزاری حرفه‌ای‌تر جلسات کوچینگ خود مقاله " تمام‌عیار و حرفه‌ای جلسات کوچینگ خود را برگزار کنید" را مطالعه نمایید.
نویسنده: جناب آقای سعید محمدی ارانی از دانش پذیران دوره چهارم تربیت کوچ حرفه‌ای کسب و کار ویدان
