نقش کوچینگ در مدیریت دانش
- 2 سال پیش
- مقالههای کوچها
- 6 دیدگاه
- 343
مدیریت دانش Knowledge Management فرایند خلق، گردآوری، ذخیره، بازیابی، تسهیم و بهکارگیری دانش و اطلاعات در یک سازمان تعریف میشود. با توجه به اینکه اطلاعات و دانایی در عصر حاضر حرف اول و آخر را میزد، اهمیت این حوزه از مدیریت روشن و بدیهی است. شاید بتوان گفت عنصر اصلی موفقیت در کسبوکارهای کنونی مدیریت دانش است.
ما در دنیایی زندگی میکنیم که به خاطر جهانیشدن، دچار تغییرات سریع و اجتنابناپذیری است. در این دنیا، اقتصاد به سمت اقتصاد دانشمحور حرکت کرده است. بسیاری از معادلات کنونی کشورها را با چالش مواجه ساخته که این امر، خود حاصل فناوری اطلاعات و ارتباطات است. سازمانهای نوین، اهمیت بیشتری جهت درک، انطباقپذیری و مدیریت تغییرات محیط پیرامون قائل هستند.
در کسب و بهکارگیری دانش و اطلاعات روزآمد بهمنظور بهبود عملیات و ارائه خدمات و محصولات مطلوبتر به افراد پیشی گرفتهاند. چنین سازمانهایی نیازمند بهکارگیری سبک جدیدی از مدیریت به نام «مدیریت دانش» میباشند. بااینحال برخی از مدیران دانش را جز لاینفکی از سازمان میدانند و بر این باورند که دانش نباید از سازمان خارج شود و حتی در ردههای مختلف سازمانی میبایست پنهان بماند چون بر این باورند که دانش به معنی قدرت است و سازمانهایی که دانش دارند پس قدرتمند هستند.
مفهوم مدیریت دانش برای مدتهای مدیدی بهصورت عملی اما غیررسمی مورداستفاده واقعشده است. برخی از سازمانها براین باورند که با تمرکز صرف بر افراد، فناوری و فنون میتوان دانش را مدیریت کرد. باوجود اهمیت بالایی که این مقوله در مبانی سازمان و مدیریت دارد، هنوز مفهوم آن بهصورت دقیق ارائه نشده است. در این مقاله کوشش شده است تا به مفهومسازی مدیریت دانش در بستر تئوریهای سازمان و مدیریت و ترکیب آن با مبحث کوچینگ پرداخته شود.
مدیریت دانش:
داده، اطلاعات و دانش
داده چیست؟
داده مجموعهای از جزئیات یا دادههاست که در قالب عدد، متن، نماد، توضیحات یا مشاهدات صرف از موجودیتها، رویدادها یا چیزهایی با قابلیت تجزیهوتحلیل و استنباط باقیمانده. دادهها خام هستند و برای به دست آوردن اطلاعات معنیدار از آنها باید به مفاهیم دیگر تبدیل شوند و بهخودیخود نشانگر مفهومی نیستند که بتوان به استناد آنها به چیزی دست یافت. اما در ادامه به واکاوی بیشتری دراینباره خواهیم پرداخت
دادهها اشکال مختلفی دارند، مثل حرف، عدد، تصویر یا کاراکتر. مثلاً دادههای کامپیوتری بهصورت ۰ و ۱ نمایش داده میشوند که قابل تفسیر هستند و به حقیقت یا چیز ارزشمندی رسید. واحدهای اندازهگیری داده عبارتاند از نیبل، بیت، کیلوبایت، مگابایت، گیگابایت، بایت، ترابایت، پتابایت، ….
اطلاعات:
اضافه کردن زمینه و تفسیر به دادهها و ارتباط آنها به یکدیگر، موجب شکلگیری اطلاعات میشود. درواقع این اطلاعات است که به کمک مدیریت میآید و در تصمیمگیریها به مدیرهای میانی سازمان کمک میکند. اطلاعات دادههای ترکیبی و مرتبط همراه با زمینه و تفسیر آن است. ارتباط دادهها ممکن است بیانکننده اطلاعات باشد. ممکن است صرفاً ارتباط دادهها به اطلاعات منجر نگردد. مگر اینکه موجب درک مفهوم آنها باشد.
اطلاعات در حقیقت دادههای خلاصهشده را دربر میگیرد که گروهبندی، ذخیره، پالایش، سازماندهی و تحلیل شدهاند تا بتوانند زمینه را روشن سازند. این اطلاعات است که در سازمانهای خصوصی و دولتی نقش به سزایی در فرایند تحقیق در عملیات و تصمیمگیریهای مربوط به آن را داراست و مدیر به کمک همین اطلاعات است که میتواند به استناد و با منابع معتبر سیستم موجود را راهبری کند.
دانش:
اضافه کردن درک و حافظه به اطلاعات موجب توسعه طبیعی پس از اطلاعات میگردد. درواقع منظور این است که پس از دادهها و تحلیل اطلاعات است که به دانش میرسیم و میتوان گفت که اطلاعات تحلیلشده را دانش خطاب کنیم. خلاصهسازی هرچه بیشتر (انباشت) اطلاعات اولیه به دانش منجر میشود. دانش را در این حالت میتوان بینشهای حاصل از اطلاعات و دادههایی تعریف کرد که میتواند به روشهای مختلف و در شرایط گوناگون مؤثر و قابلتقسیم باشد.
دانش به حداقل رساندن جمعآوری و خواندن اطلاعات است نه افزایش دسترسی به اطلاعات. دانش را تابعی از اطلاعات، فرهنگ و مهارتها بیان میکند. این به این معنی است که دانش در مرحله بالایی از سیر تکامل خود وجود دارد.
تعریف مدیریت دانش
مدیریت دانش فرایندی است که به سازمانها یاری میکند اطلاعات مهم را بیابند، گزینش، سازماندهی و منتشر کنند و تخصصی است که برای فعالیتهایی چون حل مشکلات، آموختن پویا، برنامهریزی راهبردی و تصمیمگیری ضروری است.
مدیریت دانش هرگونه فرایند یا عمل تولید، کسب، تسخیر، ترویج و جامعهپذیری و کاربرد آن است، در هرجایی که دانش استقرار یابد، یادگیری و عملکرد سازمان را افزایش میدهد.
کویتز مدیریت دانش را چنین تعریف مینماید: فرایندی که از آن طریق سازمان به ایجاد سرمایه حاصل از فکر و اندیشه اعضاء و دارایی مبتنی بر دانش میپردازد.
مدیریت دانش، مدیریت دانایی یا مدیریت اندوختههای علمی به معنای در دسترس قرار دادن نظاممند اطلاعات و اندوختههای علمی است. بهگونهای که به هنگام نیاز در اختیار افرادی که نیازمند آنها هستند، قرار گیرند. تا آنها بتوانند کار روزمره خود را با بازدهی بیشتر و مؤثرتر انجام دهند.
مدیریت دانش، رسیدن به اهداف سازمانی از طریق ایجاد انگیزه در کارگران دانش و ایجاد تسهیلات برای آنها با توجه به استراتژی شرکت است. بهاینترتیب توانایی آنها برای تفسیر دادهها و اطلاعات از طریق معنا بخشی به دادهها و اطلاعات افزوده میشود. این مهم با استفاده از نتایج موجود اطلاعات، تجربه، مهارتها، فرهنگ، شخصیت، خصوصیات فردی، احساسات و غیره حاصل میشود.
مدیریت دانش، مدیریت صریح و سیستماتیک دانش حیاتی و فرایندهای مربوط به ایجاد، سازماندهی، انتشار و استفاده و اکتشاف دانش است. این مقوله شامل همه روشهایی است که سازمان، داراییهای دانش خود را اداره میکند. این شامل چگونگی گردآوری، ذخیره، انتقال، بهکارگیری، بهروز سازی و ایجاد دانش است. حال به این مسئله فکر کنید با شرایط موجود سعی در برقراری مدیریت دانش در سازمان کنید و تصور کنید روندها طوری در سازمان طراحی شدهاند که دیگر سیستم درگیر فرد خاصی برای انجام امور نیست و بهراحتی میتوان مسئولیتها را به دیگران محول کرد. دراینباره میتوان به این مهم اشاره کرد که دیگر نیازی نیست تمرکز را در سازمان رشد دهیم بهطوریکه اگر یکی از افراد در سازمان به هر دلیلی غیبت کرد روند دچار اختلال شود و میتوان با استفاده از پیادهسازی مدیریت دانش بهسرعت فرد جایگزینی را به انجام امور محوله که سیستم روند اجرایی آن را از پیش مشخص کرده قرار داد.
فرهنگ در مدیریت دانش
فرهنگ سازمانی و ساختار سازمانی باید پشتیبان سیستم مدیریت دانش در سازمان باشد. فرهنگ سازمانی که در آن خلاقیت و نوآوری یک ارزش محسوب میشود یکی از ابعاد پیش برنده مدیریت دانش است.
این وظیفهٔ یک مدیر یک سازمان است که شرایط را برای پیادهسازی مدیریت دانش در سازمان فراهم آورد درحالیکه این باور غلط در اکثر سازمانها وجود دارد که دانش را برابر قدرت میدانند و بر این باورند که اگر دانش از سازمان یا در سازمان درز پیدا کند دیگر قدرت پیشین را تجربه نخواهند کرد درصورتیکه این باور غلط است و درواقع میبایست قیف دانش را در سازمان همیشه پر نگه داشت که همیشه دانش جدید در سازمان وجود داشته باشد و به سمت بهبود پیش برود. همین امر باعث میشود که رهبری در بازار به دست سازمان پیشرو افتاده و بتواند بازار با به سمت سیاستهای خود پیش ببرد.
فرهنگ (باورها و تصورات)، توسط اعضای سازمان به اشتراک گذاشته میشود. ارزشهای سازمان، اصول و مقررات نانوشته و روشهای اجرایی، منابع فرهنگی دانش را تشکیل میدهند. محتوای فرهنگ سازمان، بهعنوان منبع دانش میتواند توسط افراد، دستورالعملها، روش کار و دستگاههای رایانهای سازمان تقویت شود. بنابراین، یادگیری و رشد فردی و سازمانی باید یک ارزش تلقی شود، تمامی کارکنان سازمان در تمامی سطوح و در هر موقعیتی، براین باورند که باید دانش و اطلاعات خود را، جهت رشد و موفقیت سازمان، با یکدیگر به اشتراک گذارند و این تفکر در سازمان تشویق و حمایت میشود.
به کارکنان اجازه سعی و خطا، تجربه و یادگیری داده میشود. در چنین فرهنگ سازمانی، تفکر، اتلاف وقت تلقی نمیشود بلکه تشویق هم میگردد. فضای حاکم بر سازمان بهگونهای است که تمام افراد با شور و شوق تمام در پی یادگیری و انتقال آموختههایشان به دیگران هستند. ارتباطات به مرزهای تیمی، بخشی و حتی سازمانی محدود نمیشود و جریان آزاد اطلاعات، دانش و ایدهها برقرار است. تمامی افراد سازمان بر اساس سهمی که در رشد دانش سازمان داشتهاند مورد ارزیابی و تشویق قرار میگیرند. افراد بهسادگی میتوانند به خبرگان و متخصصان دسترسی داشته باشند و از دانش آنها بهرهمند شوند.
عناصر مدیریت دانش
عناصر مدیریت دانش عبارتاند از:
فرد: کارگر دانشی، واحد اصلی ایجاد، ذخیره و استفاده از دانش در سازمان است.
گروه: شبکهها (رسمی و غیررسمی)، ازنظر دانش، سرمایه مهمیاند که معمولاً غیر عینی هستند. گروهها متشکل از کارکنانی هستند دارای تجربیات مشترک که معمولاً فزایندهای از دانش را به وجود میآورند.
سازمان: کل سازمان میتواند بهصورت نهادی نگریسته شود، که نتایج مجموعهای از دانش را تجسم میبخشد.
ساختار و فضای کاری بهگونهای است که افراد میتوانند بدون ایجاد مزاحمت برای دیگران و بدون محدودیت، در فضای غیررسمی به بحث و گفتوگو بپردازند. جلسات بهگونهای مدیریت میشود که هرگز یک نفر بر جلسه حاکم نیست و گفتوگوی آزاد و چندجانبه، با مشارکت همگان وجود دارد. محیط سازمانی مشخصههای زیادی دارد که منبع دانش بالقوه هستند. بنابراین از طریق ارتباط با این مشخصهها، یک سازمان میتواند منابع دانش خود را پیدا کند. این موضوع میتواند بهصورت منبع دانش مجازی که میتواند در دسترس باشد یا از محیط کسب شود، مورد توجه قرار گیرد. برای مثال شبکه گسترده جهانی اینترنت یک منبع دانش مجازی است که بهطور نسبی ساده و کمهزینه است.
مراحل عملیاتی کردن مدیریت دانش در سازمان (مراحل پیادهسازی)
پیادهسازی مدیریت دانش در سازمان همچون پیادهسازی هر روش دیگری، باید در یک فرایند گامبهگام و آرام صورت گیرد، پیادهسازی مدیریت دانش شامل شش مرحله است:
۱- آموزش مفاهیم و جلب نظر مدیران: اجرای طرح جامعی در سازمان، احتیاج به جلب نظر مدیران و نیز آموزش مفاهیم و موضوع طرح در سطح کارشناسی دارد. بهخصوص آنکه مدیریت دانش، باید توسط خود اعضای سازمان راهبری و هدایت شود. بنابراین در ابتدای طرح باید کارگاههای آموزشی مشارکتی در جهت جلب نظر و آشناسازی تخصصی اعضای سازمان پیادهسازی شود. این یکی از وظایف کوچ است که مفاهیم مدیریت دانش را در بین مدیران سطح یک سازمان نشر دهند و از خواص آن مدیران را آگاه سازند.
۲- ارزیابی عملکرد مدیریت دانش سازمان: پس از آشنایی و جلب نظر مدیران، لازم است وضعیت موجود به صورتی کاملاً شفاف مورد بررسی قرار گیرد. در این راستا پرسشنامه ارزیابی مدیریت دانش در سازمان و در میان کارشناسان توزیع میشود که برگرفته از نوع سازمان، چک لیستهای مشابه طرحهای مدیریت دانش و نیز موقعیت کلی سازمان است.
۳- تشکیل تیم دانش: پس از ارزیابی متخصصان مدیریت دانش و مدیران سازمان و برگزیدن سناریوی مطلوب و گام دانشی بعدی، با توجه به نیازهای سناریوی پیشرو، تیمهای مدیریت دانش در سطوح مختلف سازمان از میان اعضای سازمان انتخاب میشود. این افراد در کنار امور پیشین خود، وظایف جدیدی را (که البته به لحاظ زمانی ایجاد مشکل نمیکند) بر عهده میگیرند.
۴- تدوین چشمانداز دانش: بر اساس سناریوی مقبول، چشمانداز دانشی سازمان ترسیم و بر مبنای آن برنامه استراتژیک دانشی مبتنی بر نقاط قوت و ضعف سازمان به لحاظ دانش مشخص میشود. پسازآن آییننامههایی در جهت پیادهسازی مدیریت دانش در بخشی از سازمان طراحی و ابلاغ میشود.
۵- اجرای طرح پایلوت: بخشی از سازمان که بهعنوان طرح پایلوت مورد تصویب قرار گرفته، مورد تحلیل مجدد قرار گرفته و بر اساس نتایج تحلیل با همان روش قبلی و با در نظر گرفتن نتایج بهدستآمده از کل سازمان، روشها و راهحلهای مدیریت دانش در سه حوزه ساختار، تکنولوژی و انسان مورد بررسی قرار میگیرد
۶- ادامه مستقل واحد مدیریت دانش: در صورت مقبول بودن طرح پایلوت، طرح پیادهسازی مدیریت دانش در فرایند مرحلهای، در بخشهای دیگر سازمان پیاده میشود. البته در این بخش شکلگیری واحد مدیریت دانش در سازمان الزامی است و این بخش باید بهعنوان بخشی از چارت سازمانی شناخته شود.
عوامل موفقیت مدیریت دانش
عوامل حیاتی موفقیت مدیریت دانش در چهار گروه طبقهبندی میشوند که عبارتاند از:
• افراد
• فرایندها
• فناوری
• تعهد استراتژیک مستمر.
گروهی از پژوهشگران معتقد هستند که عوامل فوق را میتوان در دو طبقه قرار داد: فناوری و فرایندها در یک گروه، افراد و تعهد استراتژیکی مستمر در گروه دیگر.
۱- فناوری: راهحلهای تکنولوژیهای مدیریت دانش، بنیانی برای حمایت و سهیمسازی دانش، همکاری، جریان کار و مدیریت سند فراهم میکند. این ابزارها فضایی را بهعنوان منبع مرکزی به وجود میآورند که کارکنان، مشتریان، شرکا و تأمینکنندگان میتوانند اطلاعات را با هم مبادله و یکدیگر را راهنمایی کنند و درنهایت تصمیمگیری بهتری انجام دهند.
۲- فرایندها: شامل فرایندهای استاندارد برای اهدای دانش، مدیریت محتوا (پذیرش، محتوا، حفظ کیفیت، نگهداری محتوای فعلی، بایگانی یا حذف محتوای قدیمی) است. در اینجا نیز مهم و ضروری است که فرایندها ساده و واضح باشند تا بهوسیله تمام کارکنان سازمان کاملاً درک و استفاده شود.
۳ -افراد: مهمترین چالش در مدیریت دانش اطمینان از مشارکت اعضاء در سهیمسازی دانش، همکاری و کاربرد مجدد دانش برای نتایج است. این موضوع مهم باید با تغییر فرهنگ سازمان توأم باشد و فرهنگی بر سازمان حاکم شود که از احتکار دانش، اجتناب نماید و فضای توأم با صمیمت و اعتماد خلق کند.
۴- تعهد استراتژیکی مستمر: مدیریت استراتژیکی نقش کلیدی برای ارتقای رفتار مطلوب از طریق الگو یا ارتباط مستمر دارد. یک اصل ضروری برای موفقیت مدیریت دانش ایجاد تعهد استراتژیکی مستمر به مدیریت دانش توسط مدیران سطح بالا و ارشد سازمان است. بررسیها نشان میدهد ابتکار مدیریت دانش در چند سازمان شکستخورده زیرا آنها مدیریت دانش را کوتاهمدت فرض کرده و توجه خود را از موج بزرگ بعدی منحرف کرده و توجه خود را از موج بزرگ بعدی منحرف کرده بودند.
عوامل عدم موفقیت مدیریت دانش
مهمترین مانع اجرای اثربخش مدیریت دانش در سازمان، فقدان فرهنگ تسهیم دانش و عدم درک مزایای بیشمار مدیریت دانش در میان کارکنان است. بهعبارتدیگر دلایل اساسی عدم موفقیت مدیریت دانش در انواع مؤسسات عبارت است از:
فقدان یادگیری سازمانی، به دلیل ارتباطات ضعیف میان کارکنان (۰۲%) عدم موفقیت در بهکارگیری مطلوب مدیریت دانش در تمامی فعالیتهای روزانه (۹۱%) عدم تخصیص زمان مناسب بهمنظور یادگیری چگونگی بهرهگیری مطلوب از مدیریت دانش و درک پیچیدگیهای آن (۸۱%) فقدان آموزش کارکنان (۵۱%) برداشت نادرست کارکنان دال براین که مدیریت دانش مزایای کمی را به کاربران آن ارائه مینماید (۳۱%) آنچه تاکنون بیان گردید حاکی از آن است که مهمترین دغدغههای اجرای اثربخشی مدیریت دانش، شامل جنبههای انسانی است. بسیاری از مؤسسات بدین دلیل در اجرای اثربخش مدیریت دانش در سازمان ناکام بودهاند که مفاهیم مدیریت دانش را به شکلی مطلوب به کارکنان معرفی ننمودهاند.
اهداف مدیریت دانش
مهمترین هدف بهکارگیری مدیریت دانش در انواع مؤسسات، انطباق سریع با تغییرات محیط پیرامون بهمنظور ارتقاء کارایی و سودآوری بیشتر است. درنتیجه، این حوزه به فرایند چگونگی خلق، انتشار و بهکارگیری دانش در سازمان اشاره دارد. بهعبارتدیگر هدف نهایی مدیریت دانش شامل تسهیم دانش میان کارکنان بهمنظور ارتقاء ارزشافزوده دانش موجود در سازمان است.
یکی از هدفهای مدیریت دانش، برقراری ارتباط میان افرادی است که میدانند، طوری که بهتدریج دانشهای فردی به دانشهای سازمانی تبدیل شود. کارکد یا هدف دیگر مدیریت دانش رشد و ارتقای دانش بین کارکنان است. بدین منظور لازم است تکنولوژی اطلاعات فراگرفته شود و تأثیرات اساسی آن در این فرایند درک شود. در حقیقت هدف نهایی مدیریت دانش، افزایش هوشمندی و یا بهره هوشی سازمان است.
مدل راهحل دانش: این مدل، دانش را بهعنوان کاربرد کامل اطلاعات و دادهها بهعلاوه مهارتها، تواناییها، ایدهها و انگیزههای بالقوه افراد تعریف میکند. دانش کمک میکند تا مشخص شود چه کاری باید انجام شود؟ چه موقع باید انجام شود، کار باید در کجا راهنمایی شود؟ اهمیت آن چیست؟ و چطور باید آن را انجام داد تا بتوان کارایی و اثربخشی را به حد مطلوب رساند؟ وی میگوید دانش فرد را راهنمایی میکند تا بداند که چگونه دادهها و اطلاعات را پردازش کند و به نتایج مفید و مؤثر دست یابد. در این مدل سه عنصر اصلی در خلق دانش مورد بحث است: دادهها، اطلاعات و دانش، تمامی این عناصر بر کلیه عناصر خلق و تولید دانش اثر میگذارند.
نتیجهگیری بحث
مدیریت دانش رویکردی استراتژیک در سازمانهای امروزی است که در فضایی با نرخ سریع تغییرات و رقابت فزاینده فعالیت میکنند. در این مطالعه به تعریف اهمیت و کاربردهای آن پرداخته شد. در ضمن این مقوله با محدودیتهایی نیز همراه است. تاکنون سیستمهای زیادی در این زمینه پا به عرصه وجود نهادهاند و همچنان در حال به وجود آمدن هستند. بااینوجود تنها به میزان بسیار اندکی توانستهاند نیازهای افراد و سازمانها را در رابطه با دانش سازمانی برآورده نمایند.
اغلب این سیستمها از رویکردهای سنتی مدیریت دانش تشکیل شدهاند و تنها توانستهاند از یکی از اجزای چرخه دانش (طبقهبندی دانش، ذخیرهسازی دانش و اصلاح دانش) حمایت مؤثر به عمل آورند. در سازمانهای دانشی، دانش بهسادگی منتقل میشود و در اختیار تمامی کارمندان قرار میگیرد. زمانی که کارمندان به دانش سازمانی دسترسی پیدا میکنند، میتوانند محیط خود را بشناسند. سپس آن را معنادار نمایند. آنها میتوانند روشهای جدید و بهتری را در اجرای کارها بیابند، با هم کار کنند. خلأ دانش را جبران کنند، بهرهوری را افزایش دهند و مشتریان را راضی کنند. نهایتاً توان رقابت مؤثر را کسب کنند.
سازمانهایی که از طریق تحقیق و توسعه یا فرایندهای یادگیری غیررسمیتر در جهت تولید دانش جدید اقدام میکنند نسبت به سازمانهایی که بر مبنای دانش دیگران عمل میکنند، برتری دارند. مدیریت دانایی به مسائلی همچون سازگاری سازمانی، بقا و توانایی در مواجهه با تغییرات فزاینده محیطی میپردازد. در حقیقت، مدیریت دانش درصدد ترکیب سینرژیک قابل پردازش اطلاعات، تکنولوژی اطلاعات و توانایی خلاقانه انسانهاست. با این روش میتوان به این مسئله پی برد که سازمانها در بطن خود دارای ویژگیهای بسیاری هستند که نیاز به واکاوی از سوی کوچ قدرتمند و جا انداختن آن در سازمانها دارد.
با این روش است که میتوان به ین مهم دست پیدا کرد و سازمان را بهگونهای راهبری کرد که همواره رهبر بازار در سطح یک باشد و دیگر سازمانها از آن پیروی کنند.
نویسنده: جناب آقای نوید مهروی از دانش پذیران دوره چهارم تربیت کوچ حرفهای کسب و کار ویدان