نکات مهم برونسپاری برای مدیران و کارآفرینان

نکات مهم برون­سپاری برای مدیران و کارآفرینان

سازمانها و شرکتها گاها به علت کمبود زمان و یا کمبود تخصص، مجبورند برخی از فعالیتهایشان را برون­سپاری (outsourcing) کنند. واگذاری، مناقصه یا خرید اصطلاحات رایجی هستند که معمولا به جای کلمه برون­سپاری استفاده می­شوند. اغلب مدیران و رهبران در این خصوص دغدغه­هایی دارند، مانند:

• آیا برون­سپاری فلان کار، تصمیم درستی است؟
• برون­سپاری چه مزایا و معایبی دارد؟
• کدام کارها باید برون­سپاری شوند؟
• کدام کارها نباید برون­سپاری شوند؟
• تا چه اندازه اجازه دخالت و اعمال نظر درخصوص کارهای برون­سپاری شده دارم؟
• بر چه اساسی پیمانکاران را ارزیابی کنیم؟
• برای برون­سپاری به کدام پیمانکار اعتماد کنم؟

در این مقاله به همه سوالات بالا پاسخ داده خواهد شد. پس تا پایان، با ما همراه باشید.

• چه عناوین کاری "معمولا" برون‌سپاری می‌شود؟

بررسی کسب و کارهای متعدد نشان می­دهد مدیران بسته به کوچک یا بزرگ بودن کسب و کارشان، تمایل دارند فعالیتهای ذیل را برون­سپاری کنند؛

خدمات IT، خدمات حقوقی، خدمات حمل و نقل، خدمات حراست و نگهبانی، حسابداری، تولید قطعات (زیر مونتاژها)

• مزایای برون سپاری  

• دسترسی به دامنه وسیعی از منابع (مانند نیروهای متخصص و مهندسین، منابع اولیه متنوع و ...)
• تمرکز بیشتر بر هسته اصلی فعالیتهای سازمان و احتیاجات مشتری
• دسترسی به نیروی کار ارزانتر (اکثر کشورها، کارهای تخصصی را به سوی کشورهای در حال توسعه برون­سپاری می­کنند)
• رشد سراسری سازمان از طریق دستیابی به اطلاعات و بازارهای جدید
• افزایش انعطاف پذیری حجم تولید (برای تولیدات فصلی) و بکارگیری نیروهای انسانی
• کاهش زمان تحویل

•      معایب برون سپاری 
• ایجاد وابستگی (گاهی اوقات همین وابستگی موجب تاخیر یا توقف کار می­شود. حتی موجبات چانه‌­زنی­‌های آینده را برای شرکت پیمانکار فراهم می­سازد).
• امکان افشای اطلاعات محرمانه شرکت
• افزايش هزينه‌های اوليه
• نياز به سازماندهي يک تيم براي نظارت بر تامين كننده

• در محیط کسب‌وکار چه کارهایی "باید" برون‌سپاری شود؟

یک اصل جهان شمول می­گوید "هر چیزی که هسته اصلی کار نباشد باید برون­سپاری گردد". البته گاهی اوقات زیرساختهای لازم برای برون­سپاری میسر نیست. در کل بر اساس دو شاخص زیر میتوانیم تصمیم بگیریم که آیا کاری را برون سپاری بکنیم یا خیر!

1- قابلیتهای سازمان نسبت به قابلیتهای بیرون سازمان (Capability)

قابلیت سازمان به این معناست که سازمان شما تا چه اندازه زمان، تجهیزات و نیروی متخصص برای انجام آن فعالیت دارد. به عبارت دیگر چقدر در انجام آن فعالیت خبره هستید!

2- حیاتی بودن کار برای کسب و کار (Criticality)

حیاتی بودن فعالیت به این معناست که تا چه اندازه آن فعالیت برای سازمان شما مهم و بحرانی است و جزئیات آن نباید افشاء شود!

برای اینکه بتوانیم فعالیت مورد نظرمان را بر اساس دو شاخص بالا بسنجیم نیاز به یک نمودار دو بعدی به صورت زیر داریم؛

هم ­اکنون وقت آن رسیده که بدانیم برای هر ناحیه از نمودار بالا بهترین تصمیم ممکن کدام است!؟ به نمودار کامل شده زیر توجه کنید؛

• ناحیه 1 (100% خودتان انجام دهید): در شرایطی که کار شما بسیار مهم و حیاتی است و سازمان شما قابلیت زیادی در انجام آن کار دارد، برون­سپاری یک کار احمقانه محسوب می‌شود!
• ناحیه 2 (برون­سپاری): طبق اصلی که ابتدای مقاله به آن اشاره شد، زمانی که کار مورد نظر، هسته اصلی فعالیت سازمان نیست، حتی در شرایطی که قابلیت سازمان شما برای آن کار زیاد است، بهترین انتخاب برون­سپاری است. چون برون­سپاریِ کارهای نه ­چندان مهم، باعث می­شود کارهای مهمتر سازمان سریعتر و باکیفیت­‌تر انجام گردد.
• ناحیه 3 (برون­سپاری تعاملی-Transactional Outsourcing): زمانی که فعالیت مورد نظر برای کسب و کار شما حیاتی نیست و شما هم تبحری در آن زمینه ندارید باید قرارداد برون­سپاری شما به ­گونه­ ای باشد که هر وقت به راهنمایی و کمک پیمانکار نیاز داشتید، پیمانکار در محل حاضر شود. فرض کنید اتوماسیون­سازیِ سیستم حضور و غیاب پرسنل را برون­سپاری نموده ­اید. برای راه ­اندازی، آموزش و تعمیرات، شرکت پیمانکار میتواند در محل سازمان شما حاضر شود بدون اینکه نگران افشای اطلاعات اصلی سازمانتان باشید. البته همه­ی این موارد در قراردادی که با شرکت سازنده می­بندید باید قید شود.
• ناحیه 4 (برون­سپاری مشارکتی- Collaborative Outsourcing): زمانی که بخشی از فعالیتهای بسیار مهمتان را برون­سپاری می­کنید، به منظور جلوگیری از افشای اطلاعات محرمانه سازمانتان باید قرارداد مشارکتی ببندید. به این معنا که نیروهای شما اجازه دارند در محل شرکت سازنده، ناظرِ انجام عملیات باشند و حتی برخی از عملیات طراحی و ساخت را خودشان انجام دهند؛ یا اینکه عملیات راه ­اندازی با نظارت تیم متخصصان سازمان شما باید انجام شود و یا هر کار دیگری که از افشای اطلاعات مهم شما جلوگیری می­نماید.

توجه: از این قسمت مقاله به بعد نه تنها مخصوص برون­سپاری، بلکه برای هرگونه خرید سازمانی (شامل خرید مواد اولیه، خرید تجهیزات، خرید ملزومات اداری، خرید مواد مصرفی و ...) صدق می­کند.

• مراحل کاریِ برون­سپاری/خرید

1- ارزیابی و امتیازدهی تامین کنندگان

2- انتخاب تامین کننده و مذاکرات عقد قرارداد

3- طراحی نوع مشارکت (فقط در موردی که برون سپاری مشارکتی انتخاب گردد)

4- اجرای فعالیت برون­سپاری (Procurement): فرآیند ثبت سفارش، خرید، تحویل، بررسی کیفیت کالا، عودت محصولات معیوب، انتقال به انبار، فعالیتهای مالی مربوطه ...

5- تحلیل و ارزیابی برون­سپاری: برون­سپاری با چه کیفیتی انجام شد؟ با این برون­سپاری آیا به اهداف اصلی رسیدیم؟ عملکرد تامین کننده چگونه بود؟ عملکرد خودمان چگونه بود؟

• انواع برون‌سپاری/خرید

برون­سپاری از نظر تعداد تامین کنندگان (Suppliers) به دو صورت تک تامین کننده و چند تامین کننده انجام می­شود. وقتی برون­سپاری/خرید به یک پیمانکار سپرده می­شود، تک تامین کننده و زمانی­که به چند پیمانکار سپرده می­شود، چند تامین کننده نامیده می­شود. هر کدام از این روشها مزایایی دارند که در ذیل به آنها اشاره شده است.

• مزایای برون­سپاری تک تامین کننده

• روابط نزدیکتر با تامین کننده (این روابط نزدیک موجب کاهش برخی از ریسکها میگردد)
• مزایای مالی (تخفیف) به دلیل حجم بالای تقاضا
• کاهش ریسکهای افشای دانش فنی سازمان
• ....

• مزایای برون­سپاری چند تامین کننده

• کاهش ریسک وابستگی به شرکتهای تامین کننده (توقف تولیدِ یک تامین کننده، موجب توقف فرآیند تولید سازمان نخواهد شد)
• مذاکرات مالیِ پرقدرت به علت وجود رقابت بین تامین کنندگان (مذاکرات شامل قیمت، کیفیت، زمان تحویل، روش تحویل و... میباشد)
• ...

• مدیریت تامین کنندگان

یکی از دغدغه ­های مهم مدیران و رهبران اینست که کار را به کدام پیمانکار واگذار کنیم! و یا اینکه از کدام تامین کننده خرید کنیم! بازاریابی قدیم و مدرن تاکید بر این دارند که سود خوب در خرید خوب اتفاق می­افتد. به این معنا که اگر می­خواهید فروش خوب و سود عالی داشته باشید، باید خرید خوبی داشته باشید. به قول مرحوم دکتر روستا، پدر علم بازاریابی ایران، به جای ارزان ­فروشی، ارزان­سازی کنید. یکی از مهمترین کارهایی که می­توان در همین راستا انجام داد اینست که با تامین کنندگان و پیمانکاران شایسته کار کنیم. فاکتورهایی که تعیین می­کنند یک تامین کننده/پیمانکار شایسته است، به شرح ذیل می­باشد:   

• فاکتورهای ارزیابی تامین کنندگان

• زمان تحویل (Lead Time)
• تحویل به موقع (On-Time)
• انعطاف­ پذیری تامین کنندگان
• تناوب بیشتر در تحویل دهی / تحویل در حجم کمتر
• کیفیت محصول
• هزینه ­های حمل و نقل
• قیمت
• سادگی انتقال اطلاعات (حتی پاسخگویی مناسب تامین کننده)
• مشارکت ­پذیری فروشنده (در برون سپاری مشارکتی)
• نرخ تبدیل ارز، مالیات و گمرکات ورودی و خروجی (برای تامین کنندگان خارجی)
• میزان اعتبار تامین کننده (شهرت)
• ...

شما می­توانید جدولی مانند جدول زیر تهیه نمایید، و برای هر فاکتور امتیازی در نظر بگیرید و بر اساس آن به تامین کنندگان/پیمانکاران امتیاز بدهید. امتیاز هر فاکتور می­تواند 1 در نظر گرفته شود. اگر فاکتور خاصی برای شما اهمیت زیادی دارد، می­توانید امتیاز بیشتری برای آن لحاظ کنید. به عنوان مثال فرض می­کنیم فاکتورهای کیفیت و قیمت برای سازمان ما اهمیت بسیار زیادی دارد. پس برای این دو فاکتور امتیاز 5، و برای سایر فاکتورها امتیاز 1 در نظر می­گیریم.